Du har gang i fire opgaver, en stak ligger og venter, og så kommer der pludselig en hasteopgave ind fra højre. Vi oplever alle samme situationer i vores arbejdsliv, hvor der er stort pres på.

Men det spidser først virkelig til, når der sker noget uforudset, og vi ikke har forberedt os, siger performancetræner Rune Wåhlin Andersen, der er medforfatter til bogen "Stærk under pres".

Hvor meget eller lidt pres vi kan kapere, er meget individuelt.

”Nogle mister nemt overblikket, mens andre er mere robuste i pressede situationer,” siger Rune Wåhlin Andersen.

Din robusthed afhænger af dine medfødte egenskaber, din erfaring og af træning, siger han.

”Der er forskel på os helt fra starten, og nogle er så skrøbelige under pres, at de aldrig bør have et job med mange spidsbelastninger. Men hvis vi forbereder os og træner, kan vi godt øge vores tærskel for, hvor meget vi kan tåle.” 

På forkant med det uforudsete

Vi kan ikke gardere os imod, at der sker noget uforudset, men vi kan til en vis grad være på forkant med sådan en situation. For har vi på forhånd styr på alle rutinerne, har vi større overskud til at klare presset og improvisere, når det brænder på, siger Rune Wåhlin Andersen.

Han giver nogle eksempler:

  • Hvis du fx skal medietræne nogle kollegaer en mandag, og du i den forbindelse skal bruge et videokamera, så brug søndagen på at blive helt fortrolig med kameraet. Øv dig til du kan bruge det med bind for øjnene, så det ikke er dét, der bringer dig ud af fatning.
  • Hvis I har fået et nyt indberetningssystem på din arbejdsplads, som du ved, at du nok ikke skal bruge så tit, men som du måske får brug for i en presset periode – så sæt dig grundigt ind i det, mens du har mindre travlt. Du er simpelthen nødt til at få helt styr på rutinerne i de stille stunder.

”Sandheden er, at en djøfer ofte har en dag fyldt med improvisationer, men hvis du ikke har øvet skalaerne i forvejen, så går du i panik,” siger Rune Wåhlin Andersen. 

Overload i hjernen

Line Ullmann, cand.merc.HRM og ekspert i effektive arbejdsvaner, fortæller, at når vi går i sort, er det ofte, fordi vores arbejdshukommelse er overbelastet.

”Tidligere sagde man, at ens arbejdshukommelse kan rumme fem til ni ting. Men vi er blevet klogere, og i dag siger forskerne, at vi typisk kan have styr på fire ting. Derfor skal der ikke ret meget til, før vi bliver pressede.”

Og hvis vi ikke har overblik over vores opgaver, har vi en tendens til at kaste os over de nemmeste og mest overskuelige opgaver først, og så er det, at vi pludselig sidder tilbage med en masse tunge opgaver og deadlines, der ånder os i nakke, siger Line Ullmann.

Derfor er hendes råd er, at vi oparbejder en god systematik omkring vores arbejdsopgaver. Og her mener hun ikke en masse små lapper rundt omkring på skrivebordet og skærmen.

”Vi er sjældent konsekvente, når vi skal systematisere. Noget står i vores Outlook-kalender, noget i en papir-kalender, noget på nogle lapper, og resten er i hovedet. Men det er vigtigt, at du får din egen eksterne arbejdshukommelse, og også at du har samlet den ét sted.”

Selv bruger Line Ullmann opgavelisten i Outlook.

”Her kan du få overblik over, hvor mange opgaver du har, hvor vigtige de er, hvilke delelementer de består af, og hvor meget de haster. Hvis man har et samlet overblik, giver det ro og en nemmere prioritering, og vi bliver også bedre til at sige fra, når der kommer nye opgaver ind.”

Hun også nævner forskellige apps, der kan give overblik over opgaver – fx Wunderlist og Todoist.

”Nu husker systemet for dig, og så behøver du ikke at bruge energi på at være bange for at glemme. Din arbejdshukommelse bliver mindre stresset, og du bliver hurtigere til at løse dine opgaver.” 

Få pulsen ned

Men du kan forberede dig nok så meget – det er de færreste, der undgår at stå i en situation, hvor de føler sig handlingslammede på grund af arbejdsbyrder af den ene eller den anden slags. Hvis du fx er på vej til at gå i sort, fordi du skal holde et oplæg for hele direktionen, eller fordi du er ved at blive væltet over ende af pludselige opgaver, så har Rune Wåhlin Andersen et andet fif.

”Du skal først og fremmest have pulsen ned og styr på vejrtrækningen. Det sker ved en simpel vejrtrækningsøvelse, som tager to minutter (se boks i højre spalte, red.).”

Vi kan som nævnt ikke undgå at komme under pres i ny og næ. Og det kan bestemt også være med til at flytte os, siger Rune Wåhlin Andersen. Men han er uendelig træt af stillingsannoncer, hvor der står ’du skal elske at have travlt’.

”Jeg er stærk modstander af formuleringer om, at vi skal trives med travlhed. Det er noget bavl. Vi trives ikke med at have travlt, for kroppen er under et usundt pres. Det betyder, at vi kun præsterer 70 procent af, hvad vi ellers kan, når vi har haft tid til at reflektere og planlægge. Der er måske én af en million, der virkelig elsker at være under pres. Men dét, vi andre elsker, er, at det i pressede situationer bliver tydeligt, hvem der kan håndtere travlhed bedst. Og for min skyld må man da gerne være stolt, hvis man er god til det. Men der er pokkers til forskel på at være god til at håndtere travlhed og at trives med det.”